L’importanza dell’organizzazione aziendale: il cuore invisibile di un’azienda

Ogni volta che si sente parlare di organizzazione in ambito aziendale, il concetto viene utilizzato nelle maniere più diversificate, tanto da creare più confusione che concretezza per la sua corretta applicazione all’interno dell’azienda.

Cosa significa organizzazione?

Prima di concentrarci sull’organizzazione aziendale, facciamo un breve approfondimento proprio sul concetto di organizzazione e sulla parola “organizzare”. Il termine significa ordinare/disciplinare/sistemare un insieme di parti interconnesse per portare a temine determinate attività, al fine di raggiungere un obiettivo comune. 

Troppo teorico? Un esempio potrebbe venirci incontro. All’interno di un’azienda che produce automobili, sarà necessario conoscere quali attività eseguire prima e quali dopo (e soprattutto chi le dovrà mettere in atto) per la produzione di un’auto, affinché si possa arrivare ad un prodotto commercializzabile e che soddisfi le richieste del cliente.

Quindi, l’organizzazione aziendale si può configurare come un gruppo di persone che lavorano unitamente per raggiungere uno o più scopi comuni; non realizzabili dai singoli componenti del gruppo senza un’attività sinergica e collaborativa.

La base dell’organizzazione aziendale è costituita dalle sue strutture organizzative che permettono di identificare come si articola il lavoro e il coordinamento tra le persone che prendono parte al lavoro stesso.

Le strutture organizzative variano da azienda ad azienda e, proprio per questa ragione, non ne esiste una migliore di un’altra, ma semplicemente quella che meglio si adatta alla realtà aziendale. Anche all’interno della stessa azienda la struttura organizzativa può subire variazioni nell’arco del tempo e degli anni, e modificarsi con la propria evoluzione.

Come facciamo a capire se la struttura organizzativa è quella più adeguata all’azienda? 

Prima di tutto occorre effettuare un’analisi della struttura nel suo complesso e dei suoi processi. Infatti, capire come le aree aziendali interagiscono tra loro permette di evidenziare potenziali sinergie, punti di miglioramento ed efficientamento dei processi.

Perciò, partendo da un approfondimento interno, si può stilare una prima mappatura dei processi aziendali.

La mappatura dei processi è uno strumento fondamentale per comprendere il perimetro d’azione dell’azienda stessa e per illuminare e fare chiarezza su tutte le attività aziendali in cui le risorse sono coinvolte (personale, mezzi, risorse immateriali, etc.).

A seguito di tale mappatura, sarà possibile mettere in evidenza eventuali gap di processo con le relative azioni future di miglioramento da poter intraprendere.

Altro strumento fondamentale per l’organizzazione aziendale è l’organigramma.

L’organigramma permette di visualizzare graficamente le funzioni, i ruoli, le responsabilità e i legami gerarchici tra le diverse aree organizzative (Dipartimenti; Direzioni; Settori; Uffici; etc.). Spesso sottovalutato, un organigramma ben disegnato può rappresentare uno strumento efficace per comprendere la struttura aziendale nella sua interezza e per evidenziare sovrapposizioni funzionali oppure ruoli vacanti. Esso risulta anche utile per il nuovo personale che entra in azienda, per comprendere meglio le dinamiche interne e facilitarne il periodo di ingresso. 

L’organigramma, proprio come la struttura aziendale che rappresenta, non è statico ma cambia nel tempo, seguendo l’evoluzione dell’azienda stessa e delle sue risorse.

Di fianco all’organigramma troviamo inoltre il funzionigramma aziendale. Importante documento che descrive tutte le attività principali e gli obiettivi delle diverse unità/funzioni aziendali, rappresentate graficamente nell’organigramma. 

Per maggiori approfondimenti sulla differenza tra organigramma e funzionigramma, potete consultare il seguente post.

Concludiamo infine con un terzo elemento: il mansionario aziendale. Anch’esso legato all’organigramma, definisce i ruoli delle differenti risorse all’interno delle aree aziendali, in base alle loro competenze tecniche; seniority e responsabilità. 

Conclusione

Da questa breve spiegazione, è possibile iniziare a comprendere perché l’organizzazione aziendale si possa definire il cuore invisibile dell’azienda: essa stessa è formata dalle persone che costituiscono e rappresentano la realtà aziendale e che ne sono parte integrante.

“Nessun uomo è un’isola, completo in se stesso; ogni uomo è un pezzo del continente, una parte del tutto.”

(John Donne)

Veronica Vitullo – Senior Consultant